Att skriva mejl kan tyckas enkelt men en undersökning från webbhotellspecialisten STRATO och Sifo visar att en majoritet av svenskar både stör sig på de mejl de tar emot och kämpar med att författa egna.
Claudia Frese på STRATO delar här med sig av fem tips att friska upp minnet med efter semestern.
När semestern lider mot sitt slut är man förhoppningsvis utvilad och har haft möjlighet att koppla bort jobbet. Har man lyckats med detta finns en risk att man glömt bort hur man utför även enklare arbetsuppgifter, som till exempel att författa mejl.
Trots att skriva mejl får anses vara en rätt lätt sak att göra, visar en undersökning utförd av webbhotellspecialisten STRATO tillsammans med Sifo att få svenskar faktiskt bemästrar konsten att skriva bra mejl. Totalt uppgav 9 av 10 att de stör sig på något i de mejl de tar emot. 7 av 10 uppger även att de själva har svårt att finna rätt formuleringar när de skriver mejl.
– De flesta människor kommunicerar på något vis dagligen men det betyder inte automatiskt att det är lätt att kommunicera i skrift. Även om det kan vara svårt att formulera sig korrekt i mejl så är det ett verktyg många av oss behöver förhålla oss till, både i arbetet och privat, säger Claudia Frese, vd på STRATO.
Baserat på den riksrepresentativa panelens svar har STRATO tagit fram en guide med tips på hur du bäst formulerar och hanterar dina mejl.
- Avsätt tid under arbetsdagen
Om du har ett arbete där du tar emot och skickar en del mejl bör du avsätta tid dagligen för att läsa igenom och besvara mejl. Sena svar på mejl irriterar 44 procent av svenskarna. - Använd rätt hälsnings- och avslutningsfras
Tilltalet i mejl är viktigt för många. Svenska mejlmottagare stör sig på såväl för kamratligt och informellt tilltal (21 procent) som för formellt tilltal (19 procent). Detta kan tyckas något förvirrande och motsägelsefullt, men det finns en inledningsfras som alltid är ett säkert kort. Den formella “Hej Anders!” eller “Hej Anders,” är den hälsningsfrasen som uppskattas i störst utsträckning av svenskarna, oavsett om de blir kontaktade privat eller i arbetet. När det kommer till avslutningsfras föredrar en majoritet en mycket formell avslutningsfras som “Med vänliga hälsningar” eller “Vänliga hälsningar”, oavsett avsändare. Undvik förkortningar i professionella sammanhang. Mejlar du en vän eller en kollega är dock ”Mvh”, tillsammans med “Allt gott” och “Trevlig helg”, de mest uppskattade avslutningsfraserna. - Kort och koncist
Håll dig till saken – mejl med för mycket text irriterar 34 procent av svenskarna. Tänk även på att vara tydlig redan i ämnesraden med vad ditt mejl gäller. Otydliga ämnesrader stör 28 procent av respondenterna. - Skippa versalerna
Precis som i samtal vid fysiska möten finns det ingen anledning att skrika på dina kollegor: 4 av 10 svenskar blir irriterade av mejl som är skrivna i versaler. - Läs alltid igenom innan du skickar
Säkerställ att ditt mejl är rättstavat och inte innehåller grammatiska fel innan du skickar det. Stavfel och bristande grammatik är nämligen det som irriterar allra flest (59 procent). Använd gärna stavningskontrollen i din mejlklient om din leverantör erbjuder det. När du läser igenom det kan du dessutom stämma av att du har följt de föregående tipsen.
