Informationsdelning är en viktig stomme för alla verksamheter.
Utan den skulle de flesta inte få någonting uträttat.
Och med detta i åtanke är det ingen överraskning att dokumenthantering är en viktig aspekt i det dagliga arbetet och kan påverka verksamhetens långsiktiga produktivitet, framgång och återhämtning.
Arbetsmönstren har förändrats snabbt under de senaste åren. Sättet som organisationer samarbetar på och hanterar information har utvecklats när de anställda nu kan välja hur och var de arbetar. Idag måste arbetsgivarna hantera en mer “nomadisk” arbetsstyrka och förlita sig på arbetsplatsens teknik för att underlätta alla krav på att få växla mellan distansarbete, kontors- och samarbetsmiljöer.
I en färsk Gartner-rapport uppskattades att i slutet av 2023 skulle 48 % av världens kontorspersonal antingen jobba helt på distans eller i ett decentraliserat arrangemang med flera lokaler. Nu måste cheferna säkerställa att själva infrastrukturen för information och dokumentdelning fortfarande är ändamålsenlig utanför kontorets väggar – allt för att försäkra sig om att produktiviteten förblir intakt, oavsett var någonstans personalen väljer att logga in sig.
Trots att det finns verktyg för att göra verklighet av detta, är det inte så enkelt som det borde för många organisationer när det gäller dokumenthantering och access. Vår undersökning visade i själva verket att medan majoriteten av IT-beslutsfattarna känner sig trygga med sin digitala infrastruktur och sina metoder, så kämpar många av användarna fortfarande med att få tillgång till dokument. Här är det helt tydligt att det finns en diskrepans mellan hur IT-teamen uppfattar sin kapacitet och den verklighet som de anställda dagligen ställs inför. Att överbrygga den kunskapsklyftan är en viktig del för att nå framgång när det gäller att bemöta långsiktiga affärsmålsättningar, istället för att hindra dem.
När allt fler anställda flexar mellan olika arbetsmiljöer måste IT-beslutsfattarna inse att i ett modernt, effektivt arbetsflöde ska de anställda kunna få tillgång till alla slags dokument, både i pappersform och digitalt, varhelst de behöver dem. Det är bara då som de kan skapa en framtida arbetsmiljö som är flexibel, tar alla anställdas behov i beaktande och skapar affärsprocesser som är så effektiva och smidiga som möjligt.
Papper och digitalisering
Digital transformation har under senare år skapat möjligheter för de nya arbetssätten. Med digitaliserade dokument får de anställda tillgång till allt de behöver för att distansjobba. Det förbättrar effektiviteten och ger cheferna mer insikt och kontroll över vem som får tillgång till dokument i processens alla stadier.
Men om man enbart jobbar med en digital metod kan det skapa betydande hinder för anställda som behöver hantera fysiska dokument som en del av sina arbetsuppgifter. Resultatet blir att cheferna då ställs inför utmaningen att skapa övergångar mellan papper och digitala arbetsflöden för en stor del av sin arbetsstyrka. För att stötta varaktiga, flexibla arbetsstrategier och skapa en smidig upplevelse för de anställda måste dessa beslutsfattare utvärdera hur deras hårdvara och programvara integrerar med varandra.
Effektiv och säker elektronisk dokumentdelning
Trots tidiga förutsägelser om det helt papperslösa kontoret är det i verkligheten så att många företag fortfarande behöver ha pappersbaserad kommunikation med kunder, personal eller tredje part – till exempel internkommunikation eller PR-material. Därför är det osannolikt att företagen helt kommer att kunna undanröja sitt behov av papper i framtiden.
Undersökningar från Keypoint Intelligence visar faktiskt att 77 % av IT-beslutsfattarna planerar att köpa in en scanner under nästa år. Det här påvisar att många befintliga affärsprocesser hanteras med papper i första hand, men att det fortfarande behövs snabba och enkla övergångar från papper till digitala arbetsflöden. Det är tydligt att cheferna är medvetna om att ett enbart digitalt arbetsflöde inte kan bemöta alla olika behov i en organisation. Åtskilda arbetsflöden kan alltså bromsa företagets framgång på lång sikt.
Den här balansvågen är tack och lov inget som företagen behöver ta sig igenom ensamma. Leverantörer observerar förändringarna i jobbtrender och justerar sina produkterbjudanden för att möta efterfrågan. Vissa molnbaserade scannrar på dagens marknad är kompakta, ställs snabbt in och överbryggar klyftan mellan papper och digitalt – genom att underlätta överföringen av filer direkt till en önskad plats på någons egen enhet inom några minuter.
Hantera dokumentlagring och mer därtill
Utöver hårdvara finns en stor mängd programvaror för dokumenthantering tillhands för företagen idag, som hjälp att strömlinjeforma samarbetet mellan anställda som jobbar på distans. Att välja korrekta egenskaper, som ska ge en smidig och produktiv hantering, beror på vilka behov respektive företag har.
Vissa system tillgodoser till exempel företag som vill digitalisera processer som tidigare bara utfördes rent fysiskt. Andra kanske vill förstärka samarbetet med dokumentdelning både via papper och digitalt och få större kontroll över åtkomsträttigheterna. Med så många valmöjligheter är det mycket viktigt att alternativen bedöms noggrant, för att säkerställa att dokumenthanteringssystemet gör livet enklare för de anställda.
Den ”nomadiska” arbetsstyrkan kräver ett tillvägagångssätt som sammanför fysiska och digitala hanteringar på ett smidigt sätt. De anställdas förmåga att nå sin potential och jobba på ett produktivt sätt hänger samman med deras möjlighet att få åtkomst till optimerade tjänster för arbetsplatsen, speciellt då om de känner sig motiverade av friheten att få jobba från flexibla platser.
De verksamheter som kan överbrygga klyftan mellan fysiska och digitala arbetssätt för att underlätta behoven för föränderliga företag och för de anställda – det är dessa som kommer att nå framgång på lång sikt.
