Sitter du med tidskrävande, ineffektiva och manuella arbetsuppgifter på jobbet?
Då är du inte ensam.
Bolagsbyggarna Hidden Dreams specialiserar sig på att identifiera manuella arbetsområden inom organisationer och sedan effektivisera dessa genom smarta digitala lösningar. Nu har Hidden Dreams sammanställt fem röda flaggor som visar på om din arbetsplats är i behov av digitalisering.
I takt med en explosiv teknologisk tillväxt och en uppsjö av nya smarta innovationer har världen digitaliserats och effektiviserats. Samtidigt är det vanligt att organisationer inte hängt med i utvecklingen och arbetar i gamla system och daterade arbetsprocesser. Digital transformering av en arbetsplats betyder att arbetsplatsen förbättras genom effektiva och säkra digitala hjälpmedel. Detta är precis vad Hidden Dreams specialiserar sig på. Sedan startskottet 2019 har de startat elva företag som alla ska eller redan löser tidigare manuella arbetsprocesser genom en ny smart digital tjänst.
– Vi samlar in vad vi kallar dolda problem – manuella och ineffektiva arbetsprocesser. Sedan vi drog i gång 2019 har vi fått in över 700 problemformuleringar från människor som arbetar med alltifrån tidskrävande manuell datainmatning till krångliga gamla operativsystem, eller vissa som till och med hanterar viktiga dokument analogt med papper och penna. Problem vi bedömer intressanta återfinns i flera organisationer och det är utifrån dessa vi startar nya bolag. Vi vill ta del av näringslivets utmaningar för att kunna öka effektivitet inom industrier, sänka kostnader och främja innovation, säger Johan Lindblad, CTO och partner på Hidden Dreams.
Fem röda flaggor som visar på att din arbetsplats behöver digitaliseras
1. Rapporteringskraven på ditt team växer
I många branscher och industrier så växer kraven internt och externt på vilken information som ska delas mellan parter. Det kan röra sig om att produktleverantörer behöver skicka med certifikat eller andra sorts bevis till kund för att försäkra att produkterna håller rätt standard. Att säkra att alla dokument som skickas fram och tillbaka sparas rätt kan kräva motsvarande flera heltidstjänster i tid på ett företag.
Exempel: En problembeskrivning Hidden Dreams fick in visade att flera tillverkande företag utfärdar produktcertifikat som PDF:er eller papperskopior som läggs ner i plastfickor direkt på produktemballaget. Många av dessa företag har flera heltidsanställda som bara arbetar med certifikathantering. Utifrån detta grundades ChainTraced, ett bolag som erbjuder en digital lösning som nu är integrerad i flera tillverkningsföretags logistikflöde.
2. Du jobbar med stora eller många excelark
Excel är utan tvekan ett hjälpsamt arbetsverktyg. Men när många personer i samma organisation, och ibland i olika interna grupper, ska använda och jobba i det samtidigt så blir det väldigt snabbt ansträngande. Känner du igen att du och ditt team har flera sparade kopior och arbetsfiler med ofullständig information? Finns ett dokument med namnet; final_final_v6_final_v2 någonstans? Eller skriver du manuellt in siffror i dokument? Den mänskliga faktorn kan i dessa fall skapa stora problem om exempelvis inte rätt data matas in. Och även när allting stämmer är det väldigt tidskrävande att manuellt hantera dessa stora dokument och hålla koll på vilken version som är den senaste.
3. Nya direktiv införs och ditt team behöver snabbt ställa om för att nå regelefterlevnad
Har du och din bransch blivit träffad av nya regler från myndigheter eller EU? Då kan det finnas behov av att snabbt ändra arbetssätt. I och med att det plötsligt införs helt nya rapporteringskrav börjar det ofta med en ”hemma-fix” lösning bestående av anteckningar med papper och penna eller Excel. Dessa nya arbetsuppgifter äter upp annars produktiv tid som skulle lagts på ditt huvudsakliga arbetsområde – men som nu går åt till administration.
Exempel: Hidden Dreams portföljbolag VivoLogica grundades utifrån att europeiska cancerforskare behöver spendera miljontals arbetstimmar på manuell administration till följd av nya EU-krav. VivoLogica erbjuder idag en tjänst som digitaliserar compliance-processen och reducerar tidsåtgången med 75 % för att hjälpa våra doktorer och docenter att spendera mer tid på viktig forskning.
4. Du är fast i långdragna mejlslingor
Jobbar du i en organisation där det ofta är många personer på cc i era mejl? Och där viktig information blandas med frågor, frågor leder till nya beslut och allt det försiggår i en och samma långa mejltråd? Den här typen av kommunikation gör det svårt att få en bra överblick vilket snabbt leder till tidskrävande missförstånd. Inom vårdbemanningsbranschen är det exempelvis vanligt att bemanningsfrågor sker i långa mejlslingor och på kreativa byråer är det vanligt att långa korrekturvändor ofta sker per mejl.
5. Du skriver mycket på post-it-lappar och papper
Papper är ofta en kommunikationsväg mellan kollegor inom en viss avdelning eller mellan avdelningar. Ibland skapas komplicerade system där du behöver skriva ut, skriva på, skanna in, skicka i väg för att mottagaren sen också ska skriva ut, anteckna ner och arkivera. I alla lägen då en arbetsprocess använder sig av papper och penna, behövs mer digitalisering. Anteckningsblock i all ära men så fort det handlar om papper som flera personer ska hantera så blir riskerna onödigt stora. De kan tappas bort, informationen vara otydlig och framför allt är det tidskrävande.
