6 argument för att motivera dina medarbetare

Dags att tidrapportera, suck!

Att registrera sina arbetstider upplevs av många som ett både krångligt och onödigt moment.

Varför ska jag lägga tid på att skriva ner exakt när jag har jobbat och med vad? Men faktum är att tidrapporteringen kommer med en hel rad vinster – inte minst för medarbetaren själv.

Handen på hjärtat, hur funkar det när era medarbetare ska tidrapportera? Helt friktionsfritt och bara glada miner? Eller snarare en stor portion frustration och motstånd? Så behöver det inte vara! Att satsa på en smidig digital tidrapportering i webben eller mobilen – istället för Excel-krångel och ålderdomliga system – är en riktigt bra start för att få till en förändring till det bättre. Men det gäller också att få alla med på tåget. Vad får jag som medarbetare personligen ut av att tidrapportera varje dag? Och hur gagnar det företaget som helhet? Att tydligt informera de anställda inte bara att de ska tidrapportera utan också varför kan göra susen för att vända eventuella negativa attityder.

Så frågan är, har du och dina kollegor koll på alla fördelar? Om inte, här har vi laddat upp med de främsta argumenten för att digital tidrapportering är en riktig win-win för hela företaget.

Därför gynnas dina medarbetare av att tidrapportera – topp 6 anledningar

1. Rättvisa och transparens

   Den mest uppenbara fördelen med att tidrapportera är förstås att det blir svart på vitt vilka tider du har jobbat och varit frånvarande. Kanske har du varit på en arbetsplats där det uppstått höjda ögonbryn och anklagande frågor kollegor emellan om någon skulle komma in sent, gå hem tidigt eller ta en lite längre lunch? Med digital tidrapportering minimeras det problemet. Du kan helt enkelt lita på att tider och avvikelser registreras exakt likadant för alla; en sen ankomst ger minus på flexsaldot och får kompenseras en annan dag exempelvis.

   Sist men inte minst blir det också transparent och tydligt för dig som anställd när du på ett enkelt sätt kan kontrollera dina arbetade timmar, semesterdagar och antalet flex- eller komptimmar du har tillgodo.

2. Inga fakturerbara timmar går till spillo

   Tid är som bekant pengar! Det gäller i allra högsta grad för verksamheter där man fakturerar sina kunder baserat på nedlagd tid. Genom att tidrapportera direkt efter utfört jobb ser ni till att inga fakturerbara timmar går till spillo. Det blir även lättare att visa upp tillförlitliga rapporter gällande de timmar ni lagt ner på ett visst uppdrag för de kunder som efterfrågar det. Om tidsystemet dessutom synkas med företagets ekonomisystem är fakturan fixad i en handvändning!

3. Ni har allting färskt i minnet

   Som vi tidigare varit inne på, användarvänlighet är A och O för att tidrapporteringen ska bli av! Med manuella Excel-lösningar eller omoderna system är det ju faktiskt ganska förståeligt att medarbetarna tycker att det hela är krångligt och tidsödande. Med digitala och användarvänliga verktyg däremot kan många svordomar över tidrapporteringen undvikas. Då kan du enkelt checka in och ut, byta projekt eller lägga in dina flextimmar oavsett var du befinner dig, med några få klick i datorn eller mobilen. Och varför är det nu så viktigt? Jo, det innebär i sin tur att du blir mer benägen att faktiskt fixa tidrapporten löpande varje dag – eftersom du har dina tider färskt i minnet. För ärligt talat, hur lätt är det inte att glömma bort det där tandläkarbesöket du flexade ut för tre veckor tidigare? Eller exakt hur många timmar du lade ner på den där kundpresentationen häromdagen?

   Kort sagt: med flexibla verktyg som låter dig tidrapportera i realtid sparar du både tid och huvudbry och gör tidrapporteringen mer tillförlitlig.

4. En mer meningsfull arbetsdag

   Vart tar timmarna egentligen vägen? Ytterligare en anledning till att du som enskild individ gynnas av att tidrapportera är att du får full koll på vad du faktiskt ägnar dina arbetsdagar åt – något som ger en känsla av kontroll och tillfredsställelse och dessutom kan leda till många värdefulla insikter. Till exempel kan du enkelt se status för din nerlagda tid på olika projekt och aktiviteter, följa sifforna vecka för vecka och sätta upp mål för dig och ditt team.

   Kanske upptäcker du också att saker och ting tar mycket längre tid än du trott? Eller att du ägnar alltför många timmar varje vecka åt sådant som ligger utanför ditt område och stjäl tid från det du egentligen borde ägna dig åt? På detta sätt kan tidrapporten vara ett bra faktaunderlag som du kan visa upp för din chef i utvecklingssamtal och andra diskussioner och lyfta förslag på förändringar – något som kan ge dig som medarbetare en mer meningsfull arbetsdag samtidigt som det hjälper er att styra mot era gemensamma mål.

5. Hjälper verksamheten att fatta rätt beslut

   Som vi tidigare har varit inne på: genom att tidrapportera får du och dina kollegor ett bra redskap för överblick och uppföljning av arbetad tid på individnivå. Men det hjälper er också att utvärdera nedlagd tid och kostnader för verksamheten i stort. Och det är en viktig framgångsfaktor av flera olika anledningar:

   – Ni kan försäkra er om att budget- och tidskalkylerna för era projekt håller.

   – Ni kan kontrollera att tiden läggs på rätt saker. Står nedlagd tid och lönsamhet i proportion till varandra? Prioriterar ni rätt kunder och uppdrag?

   – Ni får lättare syn på onödiga tidstjuvar och får värdefulla insikter om hur verksamheten kan effektiviseras.

   – Ni underlättar fördelningen av resurser och kan fånga upp indikationer på att någon medarbetare eller personalgrupp är överbelastad – ett enkelt sätt att förebygga stress och ohälsa.

6. Alltid rätt i lönekuvertet

   Arbetad tid, semester, VAB, övertid, beredskap, komptid, sjukfrånvaro… Det är en mängd uppgifter som varje månad måste samlas in och sammanställas för att det ska bli rätt i lönekuvertet. Manuella inmatningar, beräkningar och kontroller är inte bara tidskrävande utan ökar också risken för att något blir fel. Med en digital tidrapportering som är synkad med lönehanteringen undviker man det problemet. Alla underlag för månaden förs automatiskt över till lön, uppgifterna summeras och rätt ersättningar beräknas. Vinsten är uppenbar: nöjda medarbetare och en effektivare och roligare vardag för löneavdelningen!

Dags för fler glada miner kring tidrapporteringen?

Den bästa tidrapporteringen är den som blir av, eller hur? Därför har vi i vårt tidsystem Flex HRM Time och appen Flex HRM Mobile satsat på att göra det så enkelt det bara går att tid- och projektrapportera i realtid. Känner du och dina kollegor också att det är dags fler glada miner kring tidrapporteringen? Skicka oss gärna ett mejl eller häng med på vårt kostnadsfria webbinarium, så delar vi med oss av våra tips.