Digitaliseringen accelererar – men oron kring manuella och fragmenterade processer, användandet av resepolicy och säkerhet kvarstår.
Företag strävar efter att uppnå ökat engagemang och bättre samarbete mellan anställda i en ny hybrid arbetsvärld.
Att påskynda den digitala omvandlingen av resor och utgifter (T&E) kommer att vara avgörande för att förbättra medarbetarnas upplevelse och uppnå företagets mål nästa år, enligt en ny studie utförd av Forrester Consulting, beställd av Amadeus Cytric Solutions. Studien, som släpptes idag, visar att globala företagsledare i allt högre grad inser att för att lyckas måste de utforma processer som stödjer deras arbetskraft i en ny, hybrid arbetsvärld.
Studien baserades på en undersökning av 525 beslutsfattare involverade i rese- och kostnadshantering för stora företag, på nio marknader och med fem djupintervjuer. Det avslöjade att det har skett framsteg i strävan mot automatisering, där 80 procent av de globala svarandena uppger att T&E är mer digitaliserat jämfört med andra processer inom deras företag. Detta att jämföra med en siffra på 67 procent när undersökningen senast genomfördes 2020. Men för nuvarande T&E-ledning innebär fortfarande flera utmaningar, inklusive manuella och fragmenterade processer, användandet av resepolicy och säkerhet.
I Norden visar studien att cirka 38 procent nämnde att hantera efterlevnad för resor, som visum och arbetstillstånd, och så som integritets- och säkerhetsproblem för 31 procent av dem som en huvudutmaning idag, medan 37 procent hävdade att manuella processer belastar de anställdas produktivitet. Arbetet visade att förbättra integrationen mellan T&E-teknologier och andra företagssystem var högsta prioritet (81 procent). I genomsnitt är endast 38 procent av systemen integrerade med organisationers T&E-lösningar, vilket leder till suboptimala prestanda och dålig personalupplevelse. Det fanns också en önskan att förbättra helhetsupplevelsen för T&E (77 procent) och utveckla hur team samarbetar när de planerar resor (70 procent).
Digital transformation driver moderna metoder för resor och utgifter
Organisationer är överväldigande överens (87 procent) att förbättring av deras T&E-processer och verktyg är avgörande för att minska kostnaderna och öka effektiviteten i affärsverksamheten. T&E-hanteringsverktyg måste möjliggöra en samarbetande och effektiv reseboknings-, betalnings- och utläggsupplevelse. 75 procent av företagsledare tror att det är avgörande att förbättra sättet de hanterar T&E för att förbättra medarbetarnas upplevelse och erkänner att utmaningar med T&E-processer har en negativ inverkan på medarbetarnas produktivitet och engagemang.
Johan Nordqvist, Managing Director Scandinavia, Amadeus, sa: “Att accelerera den digitala omvandlingen av resor och utgifter är högsta prioritet för många organisationer när vi startar nästa år. När arbetsvärlden kalibreras om för en hybrid framtid måste processer, teknologier och kultur uppdateras för att öka engagemanget och underlätta för bättre samarbete mellan anställda när de planerar resor.”
Nya lösningar som har implementerats framgångsrikt kan öka efterlevnaden av policyer för resehantering och underlätta rapportering. Risken att inte implementera digitala lösningar är också reell, bara 41 procent av de tillfrågade beslutsfattarna inom ekonomi och resehantering säger att de granskar alla utgiftskostnader – vilket lämnar mer än hälften öppet för bedrägeri, mänskliga fel och oro för eftergivenhet.
Virtuella betalningar är nyckeln till att dämpa de anställdas oro över resor och utgifter
Trycket på förändring kommer från flera håll – från alla nivåer av företag. Anställdas största klagomål kommer från att behöva betala ur egen ficka för resor – en situation som kan övervinnas genom att använda virtuella kort och andra integrerade lösningar.
För 80 procent av cheferna är virtuella betalningar den mest uppskattade funktionaliteten i en heltäckande plattform för hantering av resor och utgifter. Totalt anser 69 procent av de tillfrågade att en av de största fördelarna med virtuella betalningar är minskning av risken för bedrägeri men även bättre synlighet över resekostnader medan 46 procent sa att verktygen förbättrade processerna för momsåtervinning.
Johan Nordqvist tillägger: ”Revision av kostnadsrapporter kan vara en lång och manuell process, särskilt när anställda behöver skicka in papperskvitton eller när information samlas in i kalkylbladsbaserade lösningar. Helautomatiska system, inklusive digitala betalningar, kan vara ett effektivt svar.”
“Sedan pandemin och övergången till hybridarbete har medarbetarnas förväntningar på teknologin ökat och det har skett en avsevärd nedgång i nöjdhet. Ett fokus på medarbetarnas upplevelse med hjälp av samarbetsteknik kan hjälpa till att vända dessa trender, driva på engagemang, bidra till en hållbar industri och sänka kostnaderna för företagen.”
Studien genomfördes i Australien, Brasilien, Frankrike, Tyskland, Indien, Norden, Spanien, Storbritannien och Irland samt USA och Kanada. Var och en av de 525 högre beslutsfattare som tillfrågades representerar ett företag med intäkter från 100 miljoner dollar till 5 miljarder dollar och från 1 000+ till 20 000+ anställda. Undersökningen genomfördes mellan juli och augusti i år. I den här pressreleasen är det endast resultatet från Norden som vi presenterar.
