Utskrifter spelar fortfarande en viktig roll för många branscher och analysföretag som IDC visar att en majoritet av alla arbetsprocesser fortfarande involverar utskrifter.
Trots det saknar många organisationer tillräckliga kontrollmekanismer för utskrifter, speciellt när medarbetare skiftar mellan jobb i hemmet och på arbetsplatsen.
Därför har experterna på Lexmark lyft fram fem viktiga varningssignaler kring utskriftssäkerhet och råd kring hur du tar dig an dessa.
“I den hårda konkurrens som råder är det mer viktigt än någonsin att skydda data, oavsett om den finns i digital form eller i utskrifter,” säger Paul Vesse, ansvarig för Lexmark i Skandinavien. ”Som tur är finns det bra lärdomar som alla kan ta till sig för att skydda organisationer från datarelaterade hot.”
Fem viktiga varningssignaler
- Medarbetare skaffar sig åtkomst till stora mängder kunddata under en kortare period
- Medarbetare skriver ut kunddata via egna skrivare i hemmet
- Medarbetare skriver ut dokument direkt i skrivaren utan att gå via nätverket
- Medarbetare skannar eller kopierar ett konfidentiellt dokument och får därmed ytterligare exemplar eller sparar det som en ny digital kopia
- Arbetsgivare som inte uppdaterar skrivare med viktiga uppdateringar eller missar att granska de enheter som medarbetare använder vid utskriftsjobb i hemmet
Addressed head on
För att möta dessa utmaningar behöver organisationer använda verktyg som övervakar dokumentanvändning, beteenderisker och kan förebygga avsiktliga eller oavsiktliga dataläckor via digitala kopior eller pappersutskrifter. Aktörer som Lexmark använder molnbaserade lösningar som innerActiv för att monitorera alla filer som hanteras eller skickas till skrivare. Det är också viktigt att ha OCR-funktionalitet för att flagga viktiga nyckelord eller fraser som kan avgöra om en utskrift behöver tittas närmare på.
“Distansarbete har drivit på en ökad digitalisering men också ökat vikten av att hålla koll på säkerheten kring utskrifter,” säger Paul Vesse på Lexmark. ”Genom att uppmärksamma dessa varningssignaler kan vi öka medvetenheten och minska sårbarheter i framtidens hybridorganisationer.”
