AI ska inte bara hjälpa människor att utföra sina arbetsuppgifter. Den ska också kunna ta ansvar för hela arbetsflöden.
Det är visionen bakom IFS Loops, där autonoma digitala medarbetare ska frigöra tid, öka produktiviteten och förändra hur företag arbetar. ”Du kommer att kunna göra mycket mer”, säger Somya Kapoor, vd för IFS Loops.
När Somya Kapoor, vd för IFS Loops, beskriver företagets vision för AI återkommer hon till ett centralt begrepp: orkestrering. Det handlar inte bara om att automatisera enskilda moment, utan om att låta AI hantera sammanhängande arbetsflöden – från början till slut.
– Det vi löser är ett orkestreringsproblem, ett agentbaserat arbetsflöde, förklarar hon.
Traditionell automatisering har länge byggt på förutbestämda regler. Robotic Process Automation (RPA) kan exempelvis utföra repetitiva uppgifter, men har begränsningar när situationen kräver bedömningar eller när förutsättningarna förändras.
Med dagens stora språkmodeller, LLM, öppnas nya möjligheter. AI kan inte bara följa instruktioner utan också tolka information, hantera variationer och samordna flera steg i en process.
– Med de nya språkmodellerna får vi förmågan att bygga helt ny, intelligent automatisering, säger Kapoor.
Digitala medarbetare som arbetar i bakgrunden
Somya Kapoor, vd för IFS Loops
IFS Loops skiljer mellan AI-assistenter och det företaget kallar digitala medarbetare. Den första kategorin hjälper människor i deras arbete, medan den andra är utformad för att självständigt utföra arbetsuppgifter i bakgrunden.
– Assistenter är mer som copiloter eller medarbetare där du fortfarande behöver en användare involverad. Digitala medarbetare är autonoma agenter i bakgrunden som kan utföra hela arbetsuppgifter från början till slut.
Det kan handla om att omvandla serviceärenden till arbetsorder, hantera leverantörsfakturor eller hitta reservdelar på olika anläggningar och sedan initiera inköpsprocessen.
Ett annat exempel är så kallad material replenishment, där AI hjälper till att identifiera och anskaffa material som saknas.
Hur självständiga de digitala medarbetarna ska vara beror på verksamhetens behov och risknivå.
– Hur mycket autonomi du vill ge dem är helt upp till dig. Du tar in en människa när undantag uppstår.
Målet är alltså inte nödvändigtvis att avlägsna människan ur varje process. Snarare ska tekniken kunna hantera rutinuppgifterna och lämna över när något kräver mänsklig bedömning.
Kundernas resultat: effektivisering i praktiken
För att visa vad tekniken kan innebära i praktiken lyfter Kapoor fram flera kundexempel. Enligt henne har logistikföretaget KLN uppnått en effektivitetsförbättring på 60 procent genom implementering av lösningar för hantering av leverantörs- och kundorder.
En annan kund, Pedro, ska ha sett en effektivitetsökning på närmare 87 procent efter att ha infört en digital medarbetare för materialpåfyllnad i organisationen.
Kapoor nämner också ett exempel från 8 Group, där en kund uppges ha sparat omkring 1 300 timmar under en månad på en av flera sidor eller verksamhetsdelar som ska omfattas av en bredare utrullning. Den exakta omfattningen och beräkningsmetoden framgår inte av intervjun.
För KLN motsvarar effektiviseringen enligt Kapoor omkring 80 timmar i veckan, fördelat på sex heltidstjänster.
Somya Kapoor, vd för IFS Loops
Siffrorna illustrerar den typ av affärsnytta som IFS Loops vill uppnå: mindre tid på repetitiva administrativa uppgifter och mer kapacitet för arbete som skapar värde för kunderna. Resultaten är företagets egna kundexempel och bör bedömas utifrån respektive implementering och hur effektiviteten har mätts.
Färre jobb – eller mer gjort?
En återkommande fråga när AI tar över fler arbetsuppgifter är vad som händer med människorna. Kommer företagen att behöva färre medarbetare, eller kommer tekniken framför allt att förändra hur arbetet utförs?
Kapoor ser framför sig att vissa arbetsuppgifter och jobb kommer att automatiseras. Men hon menar att den större möjligheten ligger i att människor kan åstadkomma betydligt mer än tidigare.
– Jag tror att AI definitivt kommer att automatisera vissa jobb. Men den kommer också att driva mycket högre produktivitet framöver.
Hon beskriver hur en medarbetare som tidigare bara hann lägga in arbetsorder i framtiden kan få tid att arbeta med hela orderhanteringen. På motsvarande sätt kan den som tidigare enbart registrerade kundorder också få möjlighet att arbeta mer med orderuppföljning och kundrelationer.
– Tidigare kunde jag bara lägga in kundorder. Nu kan jag inte bara hantera order utan också göra mer för kunden. Jag kan prata mer med kunderna och ge dem en bättre upplevelse.
Samma utveckling kan enligt Kapoor göra det möjligt att sälja reservdelar snabbare och introducera nya leverantörer mer effektivt.
Poängen är att människor ofta begränsas av tiden de har till förfogande. Om AI tar hand om delar av det administrativa arbetet kan medarbetarna lägga mer energi på andra uppgifter.
– Jag kan göra mycket mer än jag vanligtvis kunde göra, eftersom jag tidigare var begränsad.
Människan finns kvar – men med en annan roll
Att låta AI utföra arbetsuppgifter utan ständig mänsklig inblandning kräver samtidigt eftertanke. I vissa reglerade verksamheter är mänsklig kontroll en medveten del av processdesignen. I andra fall kan rutinuppgifter utföras mer självständigt, förutsatt att det finns lämpliga kontroller och tydliga regler för när ärenden ska eskaleras.
IFS Loops modell bygger därför på att företagen själva ska kunna bestämma hur långt autonomin ska sträcka sig. Vissa arbetsflöden kan automatiseras nästan helt, medan andra fortsatt behöver mänsklig medverkan vid beslut eller avvikelser.
Den avgörande frågan blir därmed inte bara vad AI kan göra, utan vilka uppgifter företagen är beredda att lämna över och hur de säkerställer att tekniken arbetar inom rätt ramar.
Från automatisering till nya arbetssätt
IFS Loops positionerar sig i en utveckling där AI går från att vara ett verktyg som svarar på frågor till att bli en aktiv del av företagens operativa verksamhet.
Det är en skillnad som kan få stor betydelse i organisationer med många återkommande processer, exempelvis inom service, logistik, inköp och reservdelshantering. I stället för att enbart effektivisera ett enskilt moment är ambitionen att samordna flera steg och låta digitala medarbetare driva arbetet vidare.
Men tekniken är inte ett självändamål. Den verkliga nyttan uppstår först när automatiseringen frigör resurser, förbättrar kundupplevelsen eller gör verksamheten snabbare och mer effektiv.
För Kapoor handlar framtiden därför mindre om att människor ska göra allt mindre och mer om att de ska kunna åstadkomma mer.
AI kan ta över vissa arbetsuppgifter. Men den större förändringen, enligt henne, är att gränsen för vad en enskild medarbetare kan hinna med flyttas, avslutar Somya.
Från att automatisera uppgifter till att förändra hela arbetsflöden det är den förflyttning IFS Loops vill vara med och driva.
Av Annika Guldroth
