Okej, vi vet. Att fylla i sin tidrapport kvalar knappast in som en av favorituppgifterna på jobbet.
Men faktum är att tidrapportering kommer med en hel massa vinster – för medarbetarna, för löneavdelningen och för businessen i stort. Vi listar fem solklara vinster med att tidrapportera digitalt, häng med!
Topp fem fördelar med digital tidrapportering
1. Transparent och tydligt
En av de mest givna fördelarna är förstås att det blir svart på vitt vilka tider den anställde har arbetat och varit frånvarande. På arbetsplatser med ingen eller helt manuell tidrapportering finns risken att misstro uppstår kollegor emellan om någon kommer sent, går hem tidigt eller tar en lite längre lunch. Det fina med digital tidrapportering är att medarbetarna enklare kan lita på att tider och avvikelser registreras likadant för alla; en sen ankomst ger minus på flexsaldot och får kompenseras en annan dag, exempelvis.
Ett extra plus är att du som medarbetare snabbt och smidigt kan kontrollera hur många semesterdagar och flextimmar du har tillgodo direkt i datorn eller mobilen – så att du slipper fråga chefen eller löneavdelningen om det.
2. Snabbare och säkrare fakturering
Tid är pengar – i allra högsta grad om du jobbar på ett företag där du fakturerar dina kunder för prick de timmar du har lagt ner. Genom att ha en löpande tidrapportering ser ni till att inga fakturerbara timmar går till spillo. Det blir även lättare att visa upp tillförlitliga rapporter på de tider ni lagt ner för de kunder som efterfrågar det. Och om tidsystemet dessutom är synkat med företagets ekonomisystem, ja då är fakturan fixad i några klick.
3. Alla tider färskt i minnet
Vi hajar, ingen älskar att tidrapportera. Särskilt inte om det innebär att behöva logga in på datorn i slutet av arbetsdagen, leta upp rätt Excel-ark och manuellt mata in alla detaljer. Men med digitala och användarvänliga verktyg kan många svordomar över tidrapporteringen undvikas. Du kan enkelt checka in och ut, byta projekt eller lägga in dina flextimmar oavsett var du befinner dig, med några få klick på datorn eller i en app på mobilen.
Och varför är det nu så viktigt? Jo, det innebär i sin tur att du blir mer benägen att faktiskt fixa tidrapporten löpande varje dag – eftersom du har dina tider färskt i minnet. För ärligt talat, hur lätt är det inte att glömma bort det där tandläkarbesöket du flexade ut för tre veckor tidigare? Eller exakt hur många timmar du lade ner på den där kundpresentationen häromdagen?
4. Smidig uppföljning – gynnar både businessen och medarbetarna
Vart tar timmarna egentligen vägen? Genom en fungerande tidrapportering får företaget redskap för överblick och uppföljning över arbetad tid och kostnader. Och vad är då grejen med det? Jo, det innebär framför allt att:
– Ni kan försäkra er om att era budget- och tidskalkyler håller.
– Ni kan kontrollera att tiden läggs på rätt saker. Står nedlagd tid och lönsamhet i proportion till varandra? Prioriterar ni rätt kunder och uppdrag?
– Ni får lättare syn på onödiga tidstjuvar och får värdefulla insikter om hur verksamheten kan effektiviseras.
– Ni underlättar fördelningen av resurser och kan fånga upp indikationer på att någon medarbetare eller personalgrupp är överbelastad – ett enkelt sätt att förebygga stress och ohälsa.
5. Klappat och klart inför den 25:e
Arbetad tid, semester, VAB, övertid, beredskap, komptid, sjukfrånvaro… Det är en hel massa uppgifter som varje månad måste samlas in och sammanställas för att det ska bli rätt i lönekuvertet. Inte nog med att manuella inmatningar, beräkningar och kontroller är ett riktigt tidsödande (och trist) jobb, det ökar också risken för att något blir fel.
Men! Det finns tack och lov en smartare lösning på allt det här. Med en digital plattform där tidrapporteringen och lönehanteringen lirar med varandra är all krånglig handpåläggning ett minne blott. Alla underlag för månaden förs över till lön med några klick, uppgifterna summeras och rätt ersättningar beräknas. Klappat och klart inför den 25:e!
Förenkla tidrapporteringen med Flex HRM Time!
Läge att säga goodbye till de gamla Excel-arken? Eller att uppgradera till ett vassare tidsystem? Kontakta oss så berättar vi mer om hur du och dina kollegor kan få en effektivare, lönsammare och trevligare vardag med vårt webbaserade tidssystem Flex HRM Time.
