Vi närmar oss jul och nyår och då samlar många anställda sina kvitton och utlägg för att få tillbaka pengar på rätt sida året.
Det är en intensiv tid för ekonomiavdelningar med en ström av, ibland felaktiga, utlägg och kvitton.
En ny undersökning visar att arbetsgivare inte har verktyg nog för att hantera utläggsfusk och att anställda har en tillåtande inställning till att skarva och runda uppåt.
Att ange fel milersättningen är det vanligaste fusket men mer raffinerade varianter toppar också listan, såsom att byta till ett billigare flyg och behålla mellanskillnaden
Arbetsgivare vill inte att det ska uppfattas som att de snokar på sina anställda. Det är det viktigaste skälet till att inte ha mer kontroll (25 %). Brist på automatiserade digitala system för med sig att den manuella hanteringen tar mycket tid och resurser (44%). Svenska företag lägger över två arbetsdagar per vecka på att kontrollera anställdas utlägg.
Det råder ofta en känsla av att det är okej att fuska. Nästan hälften (45 %) tycker att det okej att göra felaktiga utlägg. Det motiveras bland annat med att det kompenserar för kostnader som kommer av att jobba hemifrån (21%) och att de ändå inte får betalt för övertid (20% ). Snittsumman på vad som anses vara ett okej fusk är på 1 150 kronor. Det motsvarar 130 000 kronor per år för ett företag med 250 anställda.
-
Emilie Solomon,
Manuell hantering av utlägg och kvitton tar onödig tid och riskerar att missa felaktiga utlägg. Arbetsgivare är rädda att det ska uppfattas som snokande med automatiserad kontroll, men det ger mer diskretion än om ekonomiadministrationen hela tiden ska in och granska enskilda anställdas kvitton. Det är viktigt för företag att ta sina anställdas eventuella oro på allvar, kommunicera öppet och utbilda ordentligt, kommenterar Emilie Solomon, SAP Concur Sverige.
Pandemin har dessutom bidragit till mer generösa kostnadspolicys och det har varit svårare att ha koll på utlägg när anställda jobbar hemifrån. Antalet felaktiga, och upptäckta, utlägg har ökat under pandemin.
