Tre Stiftelser satsar på relevant teknik för att stödja medarbetarna och därmed möjliggöra effektivare arbetssätt.
Satsningen är inriktad på att utrusta personalen med verktyg och införa system som underlättar planering och förbättrar arbetsflöden.
Målsättningen har varit att utveckla det administrativa stödet för personalen och bland annat automatisera bemanningen. På många sätt kommer åtgärderna både personalen och hyresgästerna till godo.
Unikt mobilt arbetssätt
Visionen är att minska den administrativa tiden för personalen, öka såväl interaktionen som tiden med hyresgäster och skapa effektiva arbetsflöden utan onödig tid på kontor.
”Mobila enheter är nyckeln till ett flexibelt, förändrat arbetssätt och att tiden används optimalt. Genom att effektivisera frigörs en hel del arbetstid, som nu i stället kan läggas på mer tid för hyresgästerna”, säger Jessica Bendix, ansvarig e-Hälsocoach på Tre Stiftelser.
Projektet med mobilt arbetssätt omfattar införande av mobila enheter, konfiguration av appar, utbildning av personal, säker inloggning, implementering av nödrutiner och arbete med mål och förändringsprocesser för hela organisationen. Samarbete mellan olika system stärker effektiviteten och har fokus på kärnverksamheten. Tekniken ska vara smidig och användaren ska inte behöva logga in i olika system och hantera flera lösenord.
”Att ledarskapet stöder den här processen är en förutsättning för att den ska kunna genomföras och att närmsta chef är delaktig”, tillägger Jessica Bendix.
Tre Stiftelser har sedan länge legat på framkant vad gäller satsning på infrastruktur och wifi, vilket ju också var förutsättningen för att investeringen med smartphones skulle fungera. På dessa har nu samlats såväl journaler, dokumentation och trygghetslarm, samt appar för information, som ger handledning i olika situationer.
Systemet innebär en ökad trygghet för personalen, som med tillgång till rätt information bättre kan fatta korrekt beslut i olika situationer, varmed också tryggheten och patientsäkerheten ökas. Det finns dessutom möjlighet att vara proaktiv, sprida ut insatserna och göra arbetsbelastningen jämnare.
”Jag kan se framför mig att verksamheten på sikt ytterligare utvecklas mot ett ännu mer flexibelt och aktivitetsbaserat arbetssätt. I stället för fasta kontor skulle mobila skrivbord på vagnar möjliggöra att datorer finns där de behövs. Dessutom skulle några rum, så kallade funktionskontor, inredas för olika behov – exempelvis för ostört skrivarbete eller samarbeten. Det är dock en utveckling vi inte är framme vid ännu”, fortsätter Jessica Bendix.
Första etappen är genomförd och all vård- och omsorgspersonal omfattas av det mobila arbetssättet med användningen av smartphones. Etapp två, som nu påbörjas innebär implementering av det förändrade arbetssättet i praktiken, där förändringarna gradvis införs och anpassas efter verksamhetens behov. Nu handlar det främst om att förändra rutiner och bryta gamla vanor. Fokus ligger på att arbeta nära tillsammans med både medarbetare och chefer för att utveckla arbetssätt som gynnar både hyresgäster och personal.
Automatiserad bemanning
Tre Stiftelser har tillsammans med en extern aktör vidareutvecklat ett stöd, en s k mjukvarurobot för att automatisera bemanningen på stiftelsens tre enheter. Utvecklandet av automatiseringen påbörjades 2018 på Tre Stiftelser och sedan dess har det pågått en ständig utveckling.
”Systemet fungerar som ett effektivt administrativt stöd för enhetschefer men även för undersköterskor, som fungerar som bemanningsombud när det gäller att planera bemanningen i verksamheten. Detta medför att enhetschefer och undersköterskor kan lägga mindre tid på administration och mer tid på kvalitet för hyresgästerna”, säger Samuel Hedin, verksamhetscontroller och internt ansvarig för mjukvarurobotens utveckling hos Tre Stiftelser.
Bland annat tillsätter mjukvaruroboten timvikarier på lediga arbetspass och utgår då från de arbetstidsregler som finns i kollektivavtal och lagstiftning. Dessutom medför ett inbyggt rankingsystem en kvalitetshöjning där en mer objektiv tillsättning vid bemanningen kan garanteras. Till grund för detta anges olika kriterier såsom utbildning, läkemedelsdelgering etc.
Tidsmässigt hanterar mjukvaruroboten intervallen fr o m 24 timmar t o m 30 dagar framåt. Med större långsiktighet innebär systemet även en fördel för stiftelsens vikarier, som nu får bättre framförhållning och bättre möjlighet att få ihop arbets- och privatliv.
”Vi har i många år satsat på ny teknik och har därmed lyckats minska och även avskaffa många tråkiga och repetitiva arbetsuppgifter. Ambitionen har varit att frigöra mer tid för värdeskapande arbetsuppgifter, något som kommer såväl personalen som hyresgästerna till godo”, konstaterar Sandra Hultén Johansson, Direktör hos Tre Stiftelser.
