[KUNSKAPSSAMARBETE] Kate Stefanovych om hur man förbereder sig inför konferensen
Kate är Event Management Lead på Sigma Software.
Under de senaste fem åren har hon organiserat över 130 tekniska evenemang och representerat företaget på mer än 50 konferenser, inklusive stora evenemang som Web Summit i Lissabon, OurCrowd Summit i Israel, Devoxx Polen, IT Arena Lviv och många fler.
Många företag avslutar sina konferensförberedelser med att boka biljetter, finslipa pitch-deck och förbättra produkten. Men denna metod kan ofta leda till ett bristande fokus, överskridna budgetar och en hög med kontakter som inte leder någonstans. Konferenser erbjuder dock en mängd andra ofta förbisedda möjligheter och nyanser som kan hjälpa dig att nå dina mål, men dessa går lätt förlorade i den hektiska förberedelsen. Här går vi igenom några av de viktigaste punkterna för att få ut det mesta av konferenserna.
1. Sätt ett tydligt mål: varför deltar du?
Innan du ens börjar planera din närvaro på konferensen är det viktigt att du definierar varför du deltar. Är målet att hitta nya kunder, bygga nätverk, söka investeringar, studera konkurrenter, rekrytera talanger eller kanske få inspiration och hålla dig uppdaterad om trender? Genom att ha ett tydligt och fokuserat mål kommer du att kunna rikta dina ansträngningar på de mest effektiva aktiviteterna under evenemanget. För att vara riktigt effektiv, fokusera på två huvudmål snarare än att försöka göra för mycket.
2. Utforska mer än bara huvudagendan
Hur startups kan utnyttja konferenser maximalt
Konferenser har ofta fler möjligheter än vad som framgår på den officiella agendan. Förutom huvudföreläsningarna, ta reda på om det finns andra aktiviteter såsom startup-tävlingar, livesändningar, mentorprogram, affärs-matchmaking eller hackathons. Dessa kan vara en chans för dig att verkligen göra skillnad och knyta kontakter som är mer relevant för dina mål.
3. Planera för sidoevenemang och strukturerat schema
Stora konferenser ger bra möjligheter för att träffa investerare och potentiella kunder i de formella sessionerna, men det är på de mindre, mer intima evenemangen där de verkligt värdefulla kontakterna ofta görs. Många arrangörer publicerar information om dessa sidoevenemang på sina hemsidor, men om inte, kan du söka på plattformar som Lu.ma, Eventbrite, Meetup.com, eller till och med i Telegram-grupper där ofta listor med intressanta sidoevenemang delas.
4. Ansök som talare
Det kan vara en fördel att delta som talare på konferenser. Oftast öppnar Call for Papers (CFP) 4-6 månader före evenemanget, och detta ger en bra möjlighet att dela dina idéer och etablera dig som en expert inom ditt område. Tänk på att anpassa ämnet till konferensens tema.
5. Öva på din hiss-pitch
Din pitch är ditt bästa verktyg när du nätverkar och presenterar ditt företag. Börja två veckor innan konferensen att avsätta några minuter varje dag för att finslipa din pitch. Sök människor som inte är bekanta med ditt företag för att få ärlig feedback på vad som står ut och vad som kan förbättras.
6. Delegera roller inom ditt team
Om flera personer från ditt team deltar, se till att ni har en tydlig plan för vem som ansvarar för vad. Genom att dela upp ansvarsområden kan ni täcka mer mark och få ut mer av er närvaro. Det är viktigt att de som är på plats är villiga att kommunicera och nätverka aktivt.
7. Planera möten i förväg
Många konferenser har egna appar som gör det enkelt att boka möten med andra deltagare. Om en sådan app inte finns kan du använda sociala medier eller hashtags för att kontakta och boka möten med relevanta personer. Försök att boka möten 2-3 dagar innan eventet för att ha en tydlig handlingsplan när du väl är där.
8. Stick ut för att bli ihågkommen
Det kan vara en bra idé att ha något som gör att du sticker ut bland mängden – vare sig det är en unik klädsel, en frisyr eller en accessoar. På samma sätt gäller det när du skickar kalla mejl för att boka möten inför konferensen. Skriv personliga och specifika meddelanden för att fånga mottagarens uppmärksamhet.
9. Följ upp snabbt
När konferensen är över, se till att följa upp dina nya kontakter omedelbart. Ett enkelt sätt är att skicka en selfie tillsammans med din nya kontakt direkt i chatten. Det kan vara ett roligt sätt att bryta isen och påminna dem om er konversation.
10. Digitala lösningar för enkel kontakt
I dagens digitala värld är det ofta enklare att använda QR-koder för att dela kontaktinformation. Tjänster som Linktree och Beacons gör det enkelt att samla alla dina kontaktuppgifter och produkter på ett ställe, vilket gör det snabbt och enkelt för människor att komma i kontakt med dig.
11. Tryckt material fungerar fortfarande
Trots att den digitala världen dominerar är tryckt material som visitkort och informationsbroschyrer fortfarande en viktig del av nätverkande. Ha alltid några tryckta material till hands för att kunna dela med potentiella partners eller investerare.
12. Utnyttja partnerskap för monterutrymme
Vissa konferenser erbjuder förmånliga partnerskapsmöjligheter som att få en monter till ett reducerat pris, till exempel Startup Alley på Web Summit. Det här kan vara en bra möjlighet att synas och marknadsföra ditt företag på ett kostnadseffektivt sätt.
13. Minimera stressen och ta hand om dig själv
Att vara på en konferens kan vara både mentalt och fysiskt utmattande. Se till att du får tillräckligt med sömn, dricker mycket vatten, äter bra och har med dig allt du behöver för att hålla dig bekväm och energisk under hela evenemanget.
Alina Pendeshchuk om hur man får leads på en konferens
Alina är Business Development Lead på Datrics, ett portföljföretag till Sigma Software Labs. Hon har rest världen runt och deltagit i konferenser som JICA-konferensen i Japan, Nordic Fintech Week, den ukrainska delegationens besök vid London Tech Week och European Blockchain Convention.
Att förbereda sig inför en konferens är en av de mest avgörande faktorerna för att lyckas med nätverkande och lead-generering. Vi på Datrics prioriterar att välja evenemang som verkligen matchar våra mål. Förutom att delta på stora konferenser som Web Summit, är det ofta de mer nischade och specialiserade evenemangen som ger de bästa affärsmöjligheterna.
1. Boka möten i förväg
Använd konferensens app eller sociala medier för att boka möten 2-3 dagar innan konferensen. Att ha ett konkret schema med möten på plats ger dig en handlingsplan och säkerställer att du kan fokusera på rätt kontakter under själva evenemanget.
2. Sätt av tid för nätverkande vid montrarna
Under konferenser är det viktigt att avsätta tid för att nätverka vid montrar eller andra dedikerade nätverksområden. Det är ofta på dessa ställen, och inte i de stora föreläsningarna, som du gör de mest värdefulla kontakterna.
3. Digitalisera dina material
För att göra det enklare för andra att komma i kontakt med dig, använd digitala lösningar istället för pappersmaterial. QR-koder länkar direkt till din LinkedIn-profil eller hemsida och gör det snabbare och enklare för personer att koppla upp sig.
4. Följ upp effektivt
Efter varje möte, dokumentera snabbt den nya kontakten och sammanfatta samtalet. Dela denna information med ditt team så att ni kan följa upp på ett strukturerat sätt och agera snabbt på möjliga affärsmöjligheter.
5. Engagera dig i den lokala communityn
Om du besöker en ny stad eller land, arrangera gärna möten med lokala partners eller kunder. Det hjälper dig inte bara att bygga en starkare närvaro på den lokala marknaden utan också att nätverka med viktiga aktörer i det specifika affärsklimatet.
Daria Yaniieva om kommunikation efter evenemanget
Daria är Investment Director på Sigma Software Labs. Hon har lång erfarenhet av att delta i internationella och ukrainska evenemang, främst som talare eller juryledamot i många startup-tävlingar. Hon delar med sig av sina tankar om hur viktig en bra uppföljning är för att bygga långsiktiga relationer.
1. Tajming för uppföljning
En viktig aspekt av uppföljningen är tajmingen. För stora konferenser, som Web Summit, där schemat är intensivt, är det bäst att vänta med uppföljningen till inom en affärsvecka efter evenemanget. Detta ger dig tid att bearbeta alla kontakter och minskar risken att gå miste om viktiga e-postmeddelanden bland all annan kommunikation.
2. För små evenemang är snabb uppföljning viktig
Vid mindre konferenser eller events med mellan 70-100 deltagare, bör du följa upp dagen efter. Eftersom antalet e-postmeddelanden är mycket mindre har du större chans att fånga mottagarens uppmärksamhet och fortsätta konversationen på ett effektivt sätt.
Artikeln är ett kunskapsamarbete mellan Sigma Software Group och IT Media Group. Sponsrade inlägg och kunskapsamarbeten är en del av IT Media Groups annonserbjudande. Om du har frågor kring sponsrade inlägg, hör av dig till info@itmediagroup.se
