Hybridmöten är smarta men kan också skapa en känsla av distans inom grupper som behöver samarbeta över fysiska och digitala gränser.
Ändå har bara en tredjedel av svenska företag satt upp tydliga riktlinjer för hur hybridmöten ska hanteras.
Elaine Eksvärd
Därför har Logitech Video Collaboration inlett ett samarbete med retorikexperten Elaine Eksvärd och skapat en guide som kan hjälpa företag att förbättra den hybrida mötesupplevelsen – för mötesledaren, de fysiska deltagarna och de som deltar på distans.
Hybridmöten har den stora fördelen att de kan knyta samman medarbetare över geografiska gränser och därmed göra teamarbetet mycket mer flexibelt. Men det är stor skillnad på att se varandra i ögonen över samma bord kontra att vara i en spridd församling uppdelade i mindre grupper i samma rum och individer som deltar från sitt eget lilla digitala fönster.
70% av företag saknar tydliga mötesriktlinjer
En färsk studie visar att beslutsfattarna i de svenska företagen är fullt medvetna om utmaningen, och att över hälften av dessa är uppmärksamma på att skapa inkluderande och trevliga hybridmöten, där alla parter känner sig välkomna och hörda. Samtidigt har bara en tredjedel av alla svenska företag satt upp tydliga mötesriktlinjer eller skapat en bestämd mötesetikett som kan hjälpa anställda att navigera i det ibland lite komplexa hybridmötesformatet.
Retorikexpert Elaine Eksvärd x Logitech
Därför har varumärket Logitech Video Collaboration tagit fram en guide tillsammans med den välkände svenska retorikexperten Elaine Eksvärd, som kan hjälpa nästan 70% av alla svenska företag som fortfarande saknar en formell plan för att hantera hybridmöten.
Guiden innehåller konkreta tips och goda råd om vad du bör (undvika) att göra som båda mötesledare och deltagare, utifrån Elaine Eksvärds mångåriga erfarenhet av presentationsteknik, retoriska verktyg och personliga mötesupplevelser i en professionell miljö.
Överför det bästa från det fysiska mötet till det hybrida
Enligt Elaine Eksvärd är en av nycklarna till framgångsrika hybridmöten att föra in så många aspekter som möjligt från de fysiska mötena. Till exempel är det viktigt att bli ordentligt bemött av värden och hälsad på av de andra deltagarna vid mindre möten, även om man sitter i sin egen digitala hörna, precis som den mysiga pratstunden över kaffet i pauserna lätt kan bli en del av hybridmöten med lite planering.
Den fysiska interaktionen, som man saknar som digital mötesdeltagare, kan man med fördel försöka överföra till hybridmötet, säger Elaine Eksvärd. Bland annat bör du som digital mötesdeltagare även citera de som deltar i det fysiska mötet:
-Man kompenserar för bristen på ögonkontakt genom att låta deltagarna på mötet känna sig sedda. Att säga deras namn är en bra ersättning för detta. När du tittar ner på skärmen på deltagarnas ansikten, kommentera gärna deras reaktioner som: “Anders, jag kan se dig nicka” och titta sedan in i kameran igen och fortsätt där du kom ifrån, förklarar hon.
Bättre ögonkontakt: en smiley på en post-it
Ett av Elaine Eksvärds enkla knep för bättre “ögonkontakt” är att rita en smiley på en post-it och sätta den vid webbkameran. Enligt henne är den idealiska fördelningen när du har ordet, att endast titta på skärmen 20% av tiden och in i kameran de resterande 80%.
Mötesledaren som TV-värd
Mötesledaren spelar också en central roll i det framgångsrika hybridmötet; inte bara i förhållande till att förklara spelreglerna i början av mötet, utan också som “översättare” mellan de fysiska och digitala deltagarna.
-När du håller hybridmöten, är du en slags TV-värd. Din uppgift är att få publiken på plats och människorna hemma i sofforna att känna sig sedda. Stå gärna upp, det ger en känsla av större engagemang. Behandla kameran i rummet som en person. Inte nog med det – det är du som ansvarar för sammanhållningen, förklarar hon.
