I en undersökning QNova gjort bland små- och medelstora företag i olika branscher framkommer att 41 procent tror att man skulle behöva leta efter olika avtal på företaget då man saknar digital lösning för dessa.
Något fler, 44 procent, uppger att man inte har avtal sparat digitalt alls utan ännu förlitar sig på analoga lösningar. Oredan kan skapa säkerhetsproblem i samband med uppsägningar då rutiner kan saknas för vem som ansvarar för olika avtal.
Martin Hjelte
Varsel och uppsägningar dyker nu tyvärr upp allt oftare på företagens dagordning. En tung process i sig, men inte sällan också ett praktiskt problem då det ofta saknas rutiner för att överföra olika behörigheter och arbetsuppgifter. Inte minst sådant som ansvar för hanteringen av avtal och licenser. Frågan växer i företag med många olika avtal att hantera löpande, exempelvis i byggbranschen och där det finns många frilansare.
I den undersökning QNova gjort på små- och medelstora företag i olika branscher visar att:
- Fyra av tio tror att man skulle behöva leta efter ett aktuellt avtal. 41 procent menar att man troligen skulle behöva få leta efter ett visst avtal idag.
- Drygt fyra av tio företag, 44 procent, har inte sina avtal sparade digitalt. Hälften, 50 procent, av de tillfrågade företagen har valt att digitalisera organisationens avtal i någon form, exempelvis som PDF. Men en hög andel har inte valt det utan förlitar sig ännu på analoga lösningar såsom papper i pärmar för sina avtal.
- Drygt var tredje, 29 procent, pekar på oreda bland sina avtal. Vart tredje företag, 21 procent, menar att man inte har ordning på avtalen och åtta procent att man inte vet. Övriga 71 menar att man har ordning på sina avtal.
- Det kan ha varit komplicerat nog när alla avtal bara fanns i pärmar och digitaliseringen behöver inte ha gjort det enklare, säger Martin Hjelte, vd för QNova. Kanske blir det till och med mer komplicerat då avtal många gånger efter undertecknande sparas på olika platser beroende på vem eller vilken avdelning som hanterat frågan och kan då bli än svårare att hitta vid exempelvis en uppsägning.
Avtal och överenskommelser innebär ofta, digitaliserade eller inte, ett letande; Vilka avtal har vi? Var finns de? Finns de kvar efter en cyberattack? Hur länge – och för vad – gäller de? Vilka avtal skulle förlängas eller kanske rent av sägas upp? Hur ser våra avtal ut med företag som blivit sanktionerade i en konflikt? Svaret på dessa frågor är ofta tyvärr – ingen aning! Eller ”fråga ekonomiavdelningen”.
