Rätt lön den 25:e. Av allt det som ska fungera på företaget är väl få saker viktigare än det.
Men lönehanteringen är ett både administrationstungt och tidskrävande jobb.
Dessutom kräver den hög kompetens – kompetens som ofta vilar i händerna på en eller ett fåtal medarbetare. Men det finns några sätt att göra lönehanteringen tryggare och säkrare – och samtidigt höja effektiviteten och kvaliteten. Kika in våra sex bästa tips!
1. Minimera manuellt arbete med bra försystem
För många företag är administrationen runt lönerna som sagt ett tidskrävande och krångligt arbete månad efter månad. Men vilka är då de främsta tidstjuvarna och irritationsmomenten? Inte sällan ligger det stora problemet i sammanställningen av löneunderlag som är ostrukturerade och utspridda på flera olika källor – i olika system som inte pratar med varandra, kanske i Excel eller i värsta fall i analogt format. Kanske har den anställde också glömt att rapportera in någon detalj eller registrerat något på ett sätt som inte stämmer med gällande regler och policys, vilket skapar en hel del onödigt merjobb för löneavdelningen.
Nyckeln för att kapa manuella rutiner och tidskrävande efterarbete är att satsa på moderna och användarvänliga försystem för tidrapportering och reseräkningar som guidar användaren längs vägen när frånvaro, närvaro, övertidstimmar, resor och utlägg ska rapporteras. På det sättet får löneadministratören in allt underlag komplett och korrekt – redan från början – och slipper begära in kompletterande uppgifter och rätta till felaktigheter i efterhand. Och när det sedan är dags för lönekörning erbjuder de flesta leverantörerna numera en smidig direktkoppling från era tidrapportering- och reseräkningssystem till ert lönesystem, där du som administratör med ett par enkla knapptryck hämtar in allt underlag som behövs – helt utan manuell hantering. Med andra ord: bra digitala systemstöd från rapportering till färdig lönespecifikation är ett smart sätt att både kapa tid och öka säkerheten i lönehanteringen.
2. Dokumentera era arbetsprocesser
Hur många personer skulle kunna rycka in och göra en lönekörning på din arbetsplats om det skulle krisa? Det är inte ovanligt att löneavdelningen på ett företag består av en eller ett par personer. En sårbar situation – för vad händer om personalen plötsligt blir sjukskriven eller väljer att säga upp sig? Hur ska den som rycker in veta vilka arbetsprocesser och rutiner som gäller?
Ett bra sätt att säkra upp lönehanteringen är därför att kartlägga och dokumentera alla de återkommande uppgifter som ingår i löneprocessen. Med en detaljerad processbeskrivning blir det betydligt lättare för en tillfällig ersättare eller en nyanställd att sätta sig in i företagets lönerutiner.
Att få ner alla detaljer på pränt hjälper också företaget att lyfta blicken och bli uppmärksam på förbättringsområden. Vilka uppgifter görs manuellt idag som ni skulle kunna automatisera? Vilka andra tidstjuvar och bromsklossar finns det och hur skulle ni kunna eliminera dem? Att kritiskt granska arbetssätt och processer kan kräva en hel del tid och energi – men det är tid och energi som med all sannolikhet kommer att betala sig i form av en enklare och smidigare vardag för löneavdelningen.
3. Kommunicera era rutiner och deadlines
För att säkerställa en effektiv löneprocess är det också viktigt att alla medarbetare och chefer är på det klara med vilken policy som gäller kring hanteringen av tidrapporter, reseräkningar och annat löneunderlag. Policyn, som med fördel kan utgöra en del av digitala personalhandbok, kan till exempel innefatta hur tider, resor och utlägg ska rapporteras, när tidrapporter och reseräkningar ska vara klarmarkerade och när de ska vara attesterade av chef. Försök också att vara tydlig med syftet för era olika deadlines och betona vikten av att var och tar sitt ansvar för att underlätta löneavdelningens arbete. Med tydliga riktlinjer att hänvisa till kan man också undvika många av de återkommande frågor som annars brukar dyka upp från personalen och på så sätt avlasta löneavdelningen från den uppgiften.
4. Säkra upp er kompetens
Koll på löneberäkning, skatter, arbetsgivaravgifter, rapportering till myndigheterna, semester och sjukfrånvaro… Som löneadministratör behöver du ha gedigna kunskaper i lönehanteringens grunder – samtidigt som du hela tiden måste hålla dig uppdaterad på nya avtal, lagar och regler. För att säkra och underhålla kompetensen är det viktigt att arbetsgivaren prioriterar kompetensutveckling för sina löneadministratörer och uppmuntrar olika former av kunskapsöverföring kollegor emellan.
5. Utvärdera ert löneprogram
Har ert löneprogram några år på nacken? Då upplever ni kanske att orimligt mycket tid går åt till manuella moment, dubbelarbete och tidsödande kontroller? Kanske har ni också behov och önskemål att kunna jobba webbaserat – så att era administratörer kan komma åt löneprogrammet från vilken dator de vill och enkelt samarbeta online?
Digitaliseringen inom lönehantering går i ett otroligt högt tempo. Ny funktionalitet utvecklas i takt med att omvärlden förändras och nya uppgifter behöver lösas, gränssnitten i systemen blir alltmer intuitiva och smarta API-kopplingar trollar bort pappersarbete och tidsödande processer. Med ett modernt löneprogram kan du också lita på att ni jobbar framtidssäkrat. Så att ni aldrig behöver oroa er för huruvida programvaran stödjer den senaste tekniken, att det kommer att samarbeta med övriga delar av företagets systemmiljö eller att det hålls uppdaterat när nya regler och lagar inom löneområdet plötsligt träder i kraft. Med andra ord: det finns flera argument för att överväga ett byte till ett modernt lönesystem.
6. Ta hjälp av en professionell partner
Löneoutsourcing – att överlåta hela eller delar av lönehanteringen till en partner som är specialiserad på området – kan för många företag vara ett smidigt och säkert alternativ när den egna löneavdelningen inte räcker till. Genom att leja ut jobbet med lönerna får företaget mer tid och energi över att fokusera på det som skapar värde för företaget, samtidigt som sårbarheten vid sjukdom, ledighet och personalförändringar minskar.
Dessutom kan IT- och personalkostnader ofta sänkas och företaget behöver inte ha några interna försystem och lönesystem – eftersom ni genom en modern och professionell outsourcingleverantör får tillgång till en digital systemplattform med all den funktionalitet ni behöver.
Har ditt företag funderingar kring hur ni kan effektivisera och kvalitetssäkra er lönehantering? Oavsett om ni vill uppgradera till en riktigt smart digital verktygslåda som automatiserar hela flödet från tidrapporter och reseräkningar till färdig lönespecifikation, eller om ni utöver det vill överlåta hela eller delar av jobbet till vårt team av lönespecialister – vi hjälper dig!
