[KRÖNIKA] Nästan varannan svensk anställd väljer att inte rapportera ett privat utlägg de har gjort i tjänsten av rädsla att framstå som snåla.
48 procent uppger att de känner, eller skulle kunna känna, oro att inte få tillbaka pengar från företaget för genomförda utlägg.
Något som i förlängningen riskerar att hamna på HR-avdelningens bord, men som kan förbättras med teknikens hjälp.
En svensk undersökning från Pleo visar att en krånglig utgiftshantering kan skapa onödig stress för anställda. I undersökningen uppger nära hälften av svenska anställda, 44 procent, att de gör privata utlägg för sitt företag som de aldrig kräver tillbaka, av rädsla att framstå som snåla eller giriga. 48 procent uppger dessutom att de känner, eller skulle kunna känna, oro att inte få tillbaka pengar för sina utlägg.
Även frågan kring vad man egentligen får göra för utlägg i tjänsten är en källa till osäkerhet för många. Nästan två tredjedelar av respondenterna, 64 procent, svarar att de är osäkra på vilka typer av utlägg de får göra i tjänsten och 59 procent anger att de blir stressade över privata utgifter till följd av sina privata utlägg i tjänsten.
Undersökningen visar att missnöjet rörande befintliga utläggssystem även innefattar andra områden. Var fjärde respondent som gjort utlägg i tjänsten uppger att processen är för krånglig för att de ska orka kräva tillbaka sitt utlägg. 36 procent uppger att de skulle kunna glömma bort att registrera utlägg, och 33 procent uppger att de skulle kunna tappa bort kvitton för utlägg.
Missnöje och oro på arbetsplatsen hamnar hos de allra flesta företag på HR-avdelningens bord att hantera, och därför är det viktigt att denna typ av undersökningsresultat lyfts fram för hela företagsledningen. Särskilt då det främst är tekniska verktyg som krävs för att råda bot på dessa ekonomirelaterade problem och vända statistiken.
Inte minst just nu. Undersökningen visar nämligen att var fjärde anställd varje år förlorar privata pengar till följd av en krånglig utläggshantering. 73 procent uppger dessutom att deras utlägg orsakar dem mer stress och oro nu än tidigare, på grund av den tuffa ekonomiska situationen.
Givet det faktum att många anställda redan upplever stress i samband med deras ofta hektiska arbete är siffrorna skrämmande. I en tid då mångas privatekonomi är mer pressad än på länge är det oacceptabelt att vissa företag har utläggssystem som är så krångliga eller otydliga så att de leder till att anställda förlorar privata pengar.
Det är hög tid för beslutsfattare på svenska företag att se över vilka rutiner och verktyg man har för sin utläggshantering, och se till att man börjar använda sig av tillgänglig teknik för smidig och digital utläggsredovisning.
Det bidrar till anställdas välmående, vilket blir en allt viktigare del i företags förmåga att behålla kompetens i en tid då flera branscher konkurrerar om arbetskraften.
Det finns lösningar som gör att de anställda antingen kan göra sina utlägg via smarta betalkort, eller via applikationer som återbetalar köp inom några minuter. På så sätt behöver anställda inte längre oroa sig för att tappa bort kvitton då de sparas i appen. Och med verktyg som Pleos funktion Direct Reimbursement kan anställda betalas tillbaka omgående, vilket löser problemet med lång väntan på att få tillbaka sina pengar.
En omställning till ökad digitalisering går snabbt, är lätt att överblicka och styra från ekonomiavdelningens håll, och kommer att gynna såväl företagens som de anställdas ekonomi och välmående.
Hélène Podsadni Nilsson, chef för Norra Europa på Pleo