Som bekant så ska det vid ett styrelsesammanträde alltid föras ett protokoll.
Att det är protokollföraren som upprättar och undertecknar protokollet råder det inga tveksamheter kring. Men vad innebär det egentligen att vara justerare?
Protokollet vid styrelsesammanträdet kan föras antingen som ett så kallat beslutsprotokoll, där de fattade besluten framgår, eller som ett diskussionsprotokoll, där utöver de fattade besluten även själva diskussionerna framgår. Av lag framgår att protokollet ska innehålla de beslut som har fattats samt de reservationer av styrelseledamöter som har gjorts. Protokollet ska alltid innehålla uppgifter om tid och plats för sammanträdet samt vilka som närvarade på sammanträdet. Därutöver är det viktigt att även anteckna för det fall en styrelseledamot har varit jävig och därmed inte deltagit under en viss dagordningspunkt.
Protokollets bevisvärde
Ett styrelseprotokoll utgör ett bevis över de beslut som styrelsen har fattat. Även ett beslut som är fattat utan att ha protokollförts är giltigt, men det är då förstås svårare att bevisa att beslutet är fattat och dess närmare innebörd. Det är därför viktigt att vara noga med att protokollföra alla beslut som fattas.
Justerare
Vad innebär det att justera ett protokoll?
Av § 24 i HSBs normalstadgar för bostadsrättsföreningar framgår att ordföranden för sammanträdet och den ytterligare ledamot som styrelsen utser ska justera protokollet.
Justerarens uppgift är att granska protokollet och se till så att det stämmer överens med vad som beslutats om på styrelsesammanträdet.
Hur ska justerare agera om har synpunkter på protokollet?
Om justeraren skulle ha någon synpunkt kring en formulering i protokollet vänder sig denne lämpligen först till protokollföraren och för en diskussion kring formuleringen. För det fall protokollföraren och justeraren är av olika uppfattningar kring till exempel ordalydelsen av ett beslut som fattats på ett sammanträde så är det protokollförarens mening som gäller. Justeraren kan om denne har en avvikande mening göra en notering vid den aktuella dagordningspunkten alternativt bifoga en handling med kommentarer till viss dagordningspunkt.
Justeraren ska alltid skriva under protokollet, men har som sagt möjlighet att lämna kommentarer.
Ett justerat styrelseprotokoll har ett större bevisvärde än ett ej justerat protokoll.
